职场邮件怎么写才规范

年关将至,各种项目工作总结汇报陆续走起,2020年工作计划及费用预算申请待发状态,发给老板的邮件可得千千万万小心斟酌字眼,忌犯写邮件的低级错误,影响个人在老板面前的职业形象不说,误伤腰包年终奖的厚度可就欲哭无泪捶胸顿足了。

作为一名合格的职场人士,无论对内工作汇报还是对外进行商务或招聘,应当使用有公司专属的域名邮箱。试想,甲方爸爸收到供应商发来的合同付款信息邮件使用的是个人免费邮箱时如何感想,首先会质疑这一封是否诈骗邮件,其次质疑合作方的专业靠谱程度,最后煮熟的鸭子都飞了。

 

秘诀一:写邮件汇报的技巧

先总后分的撰写,要素:标题、称呼、背景、目的、希望上级如何处理、摘要、具体内容、附件。

1. 标题引发关注,一句高度的总结概况让人一目了然;背景和目的是铺垫,需要简明扼要;内容比较长时提供摘要。

2. 明确点出希望上级做何处理,例如请批示/请指导/ 请指正/请给予意见。

3. 有问题或风险的、拿不准的、失误的都要客观提出,并在客观事实基础上提出自己的见解。

4. 如有必要,可将附件内容粘贴在邮件正文,方便领导过目。

5. 逻辑和文字清晰、忌模棱两可,有理有据,字斟句酌,不犯低级错误。

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(举个栗子)

秘诀二:写邮件申请的技巧

1. 学好秘诀一,同时写邮件申请时需客观、有理有据的把整个申请事项表述清楚。

2. 数据不利的情况,则需最大化体现的一面,淡化的一面,同步出解决方案;注意:不是只报喜不报忧,是强调的价值可抵消的损失,用事实证明已经尽全力去降低的损失。

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(举个栗子)

秘诀三:写邮件的基础礼仪

1. 忌漏写标题,标题简明扼要重点突出,发送前仔细检查收件人是否正确,特别是敏感商务合同、法务、财税数据往来邮件。

 

2. 邮件正文恰当礼貌的称呼收件人,注意邮件内容的语气,同级别、上下汇报,对外商务往来均可多选择适当礼貌的词语,例如”“知悉““谢谢等。

 

3. 字体统一格式清爽,内容较多时,用归纳的方式把事情用“123”分段阐明,重要字段可通过加粗字体或颜色提醒,忌通篇多处加粗字体标颜色,显得杂乱无重点。

 

4. 同一事项的邮件往来,需在原邮件基础上回复,以便收件人随时翻阅了解事件的进度,注意使用区分使用回复回复全部功能。

 

5. 如果邮件含有附件,可在邮件正文提醒收件人查收,附件文档命名清晰,如有多个附件可以压缩成一个文件,但千万别忘记添加附件,附件过大时对方的邮箱未必能接收,建议发送后与收件人进行确认。

 

6. 商务邮件往来不宜使用二次元网络名以及(●’◡’●)之类的表情包或3Q之类网络火星文,显得不够严谨专业和重视,邮件发送前仔细检查标题、称呼、正文内容是否有误。

 

7. 邮件正文尾部添加签名档,签名内容体现姓名、公司、地址和联系方式 ,让收件人清晰的知道你的职业信息。

 

网易邮箱22一直以注重邮箱安全为重任,多年来不断更新安全系统和邮件安全知识防范未然,是国内唯一一家获得EAL3+级安全证书的企业邮箱。厦门百商网络(www.wangyiqiyeyouxiang.com),是网易企业邮箱华南地区一家全国5A级经销商,多年邮箱运维经验,客服业务团队经受网易总部严格考核,力求达到专业专注,多年获得网易和广大客户的认可网易企业邮箱联系热线400-0040-163


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